1. Kuka käsittelee henkilötietoja
Viimeksi päivitetty: 3. syyskuuta 2026 Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Reinard Sound kerää ja käsittelee verkkosivustolla vierailun, tilauspyynnön lähettämisen, tilauksen tekemisen ja täyttämisen sekä myöhemmän asiakaspalvelun yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelystä vastuussa oleva henkilö on:
Reinard Sound Reinard Sound on myyjän käyttämä kauppanimi, eikä se ole erillinen oikeushenkilö.
Tietojen käsittelystä vastaava: Roman Meritee Sähköposti: r.meritee@reinardsound.ee Puhelin: +372 5596 0061 Toimintapaikka: Tallinna, Viro
Henkilötietojen käsittelyä ja oikeuksiensa käyttöä koskevissa kysymyksissä asiakas voi ottaa yhteyttä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.
2. Mitä tietoja käsittelemme?
Pyynnön tai tilauksen luonteesta riippuen Reinard Sound voi käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- etu- ja sukunimi;
- sähköpostiosoite;
- puhelinnumero;
- verkkosivuston lomakkeella tai kirjeenvaihdossa annetut tiedot;
- käytetty kuulokkeiden/IEM-malli;
- valitut tuoteparametrit;
- korvajäljennöksen 3D-malli tai fyysisestä korvajäljennöksestä tehty 3D-skannaus;
- tilauksen toimitukseen tarvittavat tiedot;
- tiedot tilauksesta ja maksusta;
- tuotteen tilaamista, sovitusta, säätämistä, korjaamista tai uudelleenvalmistusta koskeva viestintähistoria;
- valokuvat ja muut aineistot, jotka asiakas on vapaaehtoisesti toimittanut tilaukseen liittyvien kysymysten ratkaisemiseksi.
Reinard Sound ei pyydä henkilötietoja, joita ei tarvita hakemuksen käsittelyyn, tuotteen valmistukseen, tilauksen täyttämiseen tai myöhempään asiakaspalveluun.
3. Mihin tietoja käytetään?
Henkilötietoja voidaan käyttää:
- asiakkaan pyyntöön tai tiedusteluun vastaaminen;
- tilauksen valmistelu ja vahvistus;
- yksittäisten korvakärkien suunnittelu;
- tuotteen valmistaminen korvajäljennöksen 3D-mallin perusteella;
- tuotteen yhteensopivuuden varmistaminen ilmoitetun kuulokemallin kanssa;
- maksun käsittely ja vahvistus;
- toimituksen järjestäminen;
- yhteydenpito asiakkaaseen tilausta koskevissa asioissa;
- istuvuuteen, laatuun tai mahdollisiin virheisiin liittyvien kysymysten selvittäminen;
- tuotteen säätäminen tai uudelleenvalmistus;
- laissa säädettyjen tehtävien suorittaminen;
- Reinard Soundin oikeutettujen etujen suojaaminen vaateiden tai riitojen yhteydessä.
Henkilötietoja ei käytetä tarkoituksiin, jotka ovat ristiriidassa niiden kanssa, joita varten ne on hankittu.
4. Käsittelyn lailliset perusteet
Hakemuksen käsittelyyn, tilauksen valmisteluun, valmistukseen ja täyttämiseen tarvittavia tietoja käsitellään sopimuksen toteuttamisen yhteydessä tai toimenpiteisiin ryhtymiseksi asiakkaan pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä.
Tietoja, jotka on säilytettävä lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi, käsitellään vastaavan lakisääteisen velvoitteen perusteella.
Yksittäisissä tapauksissa tietoja voidaan käsitellä Reinard Soundin oikeutettujen etujen perusteella, esimerkiksi vaateiden esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi riitatilanteessa.
Jos laki edellyttää asiakkaan suostumusta tiettyyn käsittelyyn, käsittely suoritetaan vasta asianmukaisen suostumuksen saatuaan.
5. Korvajäljennösten 3D-mallit
Asiakkaan toimittamaa korvajäljennöksen 3D-mallia käytetään yksilöllisten sovitteiden suunnitteluun ja valmistukseen, istuvuuden tarkistamiseen ja säätämiseen, tuotteeseen liittyvien reklamaatioiden käsittelyyn sekä tarvittaessa tuotteen uudelleenvalmistukseen.
Tilauksen valmistuttua 3D-malli voidaan säilyttää, jotta asiakkaan ei tarvitse käydä uudessa 3D-skannauksessa, jos sovitetta on säädettävä tai se on valmistettava uudelleen esimerkiksi vaurioitumisen tai katoamisen vuoksi.
Reinard Sound ei käytä 3D-mallia asiakkaan henkilöllisyyden määrittämiseen tai vahvistamiseen.
Reinard Sound ei myy eikä luovuta 3D-malleja muille niiden omiin mainonta- tai kaupallisiin tarkoituksiin.
Asiakas voi pyytää tallennetun 3D-mallin poistamista. Jos sen edelleen säilyttämiselle ei ole muuta oikeusperustaa, malli poistetaan.
Kun korvajäljennöksen 3D-malli on poistettu, tuotteen myöhempi uudelleenvalmistus ei välttämättä ole mahdollista ilman asiakkaan toimittamaa uutta soveltuvaa 3D-mallia.
6. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, tai lain edellyttämän ajan.
Sellaisen alkuperäisen tilauspyynnön tiedot, joka ei johda tilaukseen, poistetaan tai anonymisoidaan, kun jatkoviestintä ei ole enää tarpeen, ellei säilyttämiselle ole muuta oikeusperustetta.
Tietoja suoritetuista tilauksista, maksuista ja muista tapahtumista, joille laissa on säädetty pakolliset säilytysajat, säilytetään asianmukaisten lakisääteisten ajanjaksojen ajan.
Korvajäljennösten 3D-malleja ja niihin liittyviä tuotantotietoja voidaan tallentaa tilauksen valmistumisen jälkeen, jotta tuotetta voidaan säätää ja tuottaa uudelleen.
Asiakas voi milloin tahansa pyytää tallennetun korvajäljennöksen 3D-mallin poistamista. Reinard Sound poistaa sen, ellei säilyttämiselle ole lakisääteistä velvoitetta tai muuta oikeusperustetta.
Soveltuvan säilytysajan umpeuduttua tiedot poistetaan, anonymisoidaan tai muuten tuhotaan turvallisella tavalla.
7. Tietojen siirto muille osapuolille
Reinard Sound ei myy asiakkaiden henkilötietoja.
Siinä määrin kuin on tarpeen tilauksen toteuttamiseksi tai verkkosivuston toiminnan kannalta, tietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille, esimerkiksi:
- isännöinnin ja sivuston teknisen infrastruktuurin tarjoaja;
- sähköpostin tarjoaja;
- toimituspalveluntarjoaja;
- tilausten käsittelyyn ja varastointiin käytettävien IT-palvelujen tarjoajat;
- maksu- tai pankkiorganisaatiot siinä määrin kuin on tarpeen maksun käsittelemiseksi.
Tällaisille vastaanottajille toimitetaan vain ne tiedot, jotka ovat tarpeen kyseisen palvelun tarjoamiseksi.
Tietoja voidaan luovuttaa myös valtion virastoille tai muille henkilöille, jos tällainen siirto on lain edellyttämää.
Jos palveluntarjoaja käsittelee tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirto tapahtuu lakisääteisen henkilötietojen suojamekanismin mukaisesti.
8. Tietoturva
Reinard Sound ryhtyy kohtuullisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, vahingossa tapahtuvalta katoamiselta, muuttamiselta, tuhoutumiselta tai sopimattomalta paljastamiselta.
Pääsy korvajäljennösten ja muiden tilaustietojen 3D-malleihin tarjotaan vain siinä määrin kuin on tarpeen tilauksen ja myöhemmän asiakaspalvelun suorittamiseksi.
9. Asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla on voimassa olevan henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä;
- pyytää pääsyä henkilötietoihisi;
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista;
- vaatia laissa säädetyissä tapauksissa tietojen poistamista;
- pyytää käsittelyn rajoittamista;
- vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella;
- vastaanottaa laissa säädetyissä tapauksissa heille toimitetut tiedot kannettavassa muodossa;
- peruuttaa suostumuksen milloin tahansa, jos tietty käsittely tapahtuu suostumuksen perusteella.
Jotkut oikeudet eivät ole ehdottomia. Tietojen säilyttämistä voidaan esimerkiksi jatkaa, jos se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Käyttääkseen oikeuksiaan asiakas voi ottaa yhteyttä Reinard Soundiin osoitteessa:
Ennen tietojen toimittamista tai pyynnön suorittamista Reinard Sound voi ryhtyä kohtuullisiin toimiin hakijan henkilöllisyyden tarkistamiseksi.
10. Valitukset
Jos asiakas uskoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään lain vastaisesti, on suositeltavaa ottaa ensin yhteyttä Reinard Soundiin ongelman ratkaisemiseksi.
Asiakkaalla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle henkilötietojen suojasta vastaavalle valvontaviranomaiselle.
Virossa tämä viranomainen on Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate).
11. Muutokset tietosuojakäytäntöön
Reinard Sound voi päivittää tätä tietosuojakäytäntöä esimerkiksi, jos käytettäviin palveluihin, tilausprosessiin tai laillisiin vaatimuksiin tulee muutoksia.
Tietosuojakäytännön nykyinen versio julkaistaan Reinard Soundin verkkosivustolla, ja siinä ilmoitetaan viimeisimmän päivityksen päivämäärä.
12. Sivuston analytiikka ja evästeet
Kävijän suostumuksella sivusto käyttää Google Analytics 4:ää sivukatselujen, yleisen käytön ja onnistuneesti lähetettyjen pyyntöjen mittaamiseen. Reinard Sound ei lähetä Analyticsiin nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita, lomakkeiden sisältöä tai korvajäljennöstietoja. Google voi palveluntarjoajana käsitellä laitteen ja selaimen teknisiä tietoja, likimääräistä sijaintia ja käyttötietoja. Analytiikkaa ei ladata ennen suostumusta. Siitä voi kieltäytyä menettämättä pääsyä sivustolle, ja suostumuksen voi peruuttaa poistamalla selaimeen tallennetut sivustotiedot.