1. Kuka käsittelee henkilötietoja
Viimeksi päivitetty: 3. syyskuuta 2026 Tämä tietosuojaseloste selittää, mitä henkilötietoja Reinard Sound kerää ja käyttää vieraillessaan sivustolla, jättäessään hakemusta, tehdessään ja viimeistellessään tilauksen sekä myöhemmän asiakaspalvelun aikana.
Henkilötietojen käsittelystä vastuussa oleva henkilö on:
Reinard Sound Reinard Sound on myyjän käyttämä kauppanimi, eikä se ole erillinen oikeushenkilö.
Tietojen käsittelystä vastaava: Roman Meritee Sähköposti: r.meritee@reinardsound.ee Puhelin: +372 5596 0061 Toimintapaikka: Tallinna, Viro
Henkilötietojen käsittelyä ja oikeuksiensa käyttöä koskevissa kysymyksissä asiakas voi ottaa yhteyttä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.
2. Mitä tietoja käsittelemme?
Pyynnön tai tilauksen luonteesta riippuen Reinard Sound voi käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- etu- ja sukunimi;
- sähköpostiosoite;
- puhelinnumero;
- data provided through a form on the website or in correspondence;
- käytetty kuulokkeiden/IEM-malli;
- valitut tuoteparametrit;
- 3D model or 3D scan of a physical cast of the ear;
- tilauksen toimitukseen tarvittavat tiedot;
- tiedot tilauksesta ja maksusta;
- history of communication regarding ordering, landing, adjustment, repair or remanufacturing of the product;
- photographs and other materials voluntarily provided by the client to resolve issues related to the order.
Reinard Sound ei pyydä henkilötietoja, joita ei tarvita hakemuksen käsittelyyn, tuotteen valmistukseen, tilauksen täyttämiseen tai myöhempään asiakaspalveluun.
3. Mihin tietoja käytetään?
Henkilötietoja voidaan käyttää:
- response to a request or request from a client;
- tilauksen valmistelu ja vahvistus;
- yksittäisten korvakärkien suunnittelu;
- manufacturing a product based on a 3D model of an ear cast;
- ensuring product compatibility with the specified headphone model;
- maksun käsittely ja vahvistus;
- toimituksen järjestäminen;
- communication with the client regarding order issues;
- reviewing issues related to fit, quality or possible defects;
- tuotteen säädöt tai uudelleentuotanto;
- laissa säädettyjen tehtävien suorittaminen;
- protecting the legitimate interests of Reinard Sound in the event of claims or disputes.
Henkilötietoja ei käytetä tarkoituksiin, jotka ovat ristiriidassa niiden kanssa, joita varten ne on hankittu.
4. Käsittelyn lailliset perusteet
Hakemuksen käsittelyyn, tilauksen valmisteluun, valmistukseen ja täyttämiseen tarvittavia tietoja käsitellään sopimuksen toteuttamisen yhteydessä tai toimenpiteisiin ryhtymiseksi asiakkaan pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä.
Tietoja, jotka on säilytettävä lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi, käsitellään vastaavan lakisääteisen velvoitteen perusteella.
Yksittäisissä tapauksissa tietoja voidaan käsitellä Reinard Soundin oikeutettujen etujen perusteella, esimerkiksi vaateiden esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi riitatilanteessa.
Jos laki edellyttää asiakkaan suostumusta tiettyyn käsittelyyn, käsittely suoritetaan vasta asianmukaisen suostumuksen saatuaan.
5. Korvakiinnikkeiden 3D-mallit
Asiakkaan antamaa korvajäljennön 3D-mallia käytetään räätälöityjen kuulokkeiden suunnitteluun ja valmistukseen, sopivuuden tarkistamiseen ja säätämiseen, tuotevaatimusten ratkaisemiseen ja tuotteen mahdollisesti uudelleenvalmistukseen.
Kun tilaus on valmis, 3D-malli voidaan tallentaa niin, että asiakkaan ei tarvitse tehdä 3D-skannausta uudelleen, jos säätöjä tai uudelleenvalmistustilausta tarvitaan, mukaan lukien jos jokin liitteistä on vaurioitunut tai kadonnut.
Reinard Sound ei käytä 3D-mallia asiakkaan henkilöllisyyden määrittämiseen tai vahvistamiseen.
Reinard Sound ei myy tai tarjoa 3D-malleja muille heidän omiin mainontaan tai kaupallisiin tarkoituksiinsa.
Asiakas voi pyytää tallennetun 3D-mallin poistamista. Jos sen edelleen säilyttämiselle ei ole muuta oikeusperustaa, malli poistetaan.
Kun jäljennösten 3D-malli on poistettu, tuotteen myöhempi uudelleentuotanto ei välttämättä ole mahdollista ilman, että asiakas toimittaa uuden sopivan 3D-mallin jäljennöksistä.
6. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, tai lain edellyttämän ajan.
Alkuperäisen sovelluksen tiedot, jotka eivät johda tilaukseen, poistetaan tai anonymisoidaan sen jälkeen, kun lisäviestintä ei ole enää tarpeen, ellei niiden säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.
Tietoja suoritetuista tilauksista, maksuista ja muista tapahtumista, joille laissa on säädetty pakolliset säilytysajat, säilytetään asianmukaisten lakisääteisten ajanjaksojen ajan.
Korvajäljennösten 3D-malleja ja niihin liittyviä tuotantotietoja voidaan tallentaa tilauksen valmistumisen jälkeen, jotta tuotetta voidaan säätää ja tuottaa uudelleen.
Asiakas voi milloin tahansa pyytää tallennetun 3D-impressiomallinsa poistamista. Reinard Sound poistaa sen, ellei tallennuksen jatkamiselle ole laillista velvoitetta tai muuta laillista perustetta.
Soveltuvan säilytysajan umpeuduttua tiedot poistetaan, anonymisoidaan tai muuten tuhotaan turvallisella tavalla.
7. Tietojen siirto muille osapuolille
Reinard Sound ei myy asiakkaiden henkilötietoja.
Siinä määrin kuin on tarpeen tilauksen toteuttamiseksi tai verkkosivuston toiminnan kannalta, tietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille, esimerkiksi:
- isännöinnin ja sivuston teknisen infrastruktuurin tarjoaja;
- sähköpostin tarjoaja;
- toimituspalveluntarjoaja;
- tilausten käsittelyyn ja varastointiin käytettävien IT-palvelujen tarjoajat;
- maksu- tai pankkiorganisaatiot siinä määrin kuin on tarpeen maksun käsittelemiseksi.
Tällaisille vastaanottajille toimitetaan vain ne tiedot, jotka ovat tarpeen kyseisen palvelun tarjoamiseksi.
Tietoja voidaan luovuttaa myös valtion virastoille tai muille henkilöille, jos tällainen siirto on lain edellyttämää.
Jos palveluntarjoaja käsittelee tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirto tapahtuu lakisääteisen henkilötietojen suojamekanismin mukaisesti.
8. Tietoturva
Reinard Sound ryhtyy kohtuullisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, vahingossa tapahtuvalta katoamiselta, muuttamiselta, tuhoutumiselta tai sopimattomalta paljastamiselta.
Pääsy korvajäljennösten ja muiden tilaustietojen 3D-malleihin tarjotaan vain siinä määrin kuin on tarpeen tilauksen ja myöhemmän asiakaspalvelun suorittamiseksi.
9. Asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla on voimassa olevan henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä;
- pyytää pääsyä henkilötietoihisi;
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista;
- vaatia laissa säädetyissä tapauksissa tietojen poistamista;
- pyytää käsittelyn rajoittamista;
- vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella;
- vastaanottaa laissa säädetyissä tapauksissa heille toimitetut tiedot kannettavassa muodossa;
- peruuttaa suostumuksen milloin tahansa, jos tietty käsittely tapahtuu suostumuksen perusteella.
Jotkut oikeudet eivät ole ehdottomia. Tietojen säilyttämistä voidaan esimerkiksi jatkaa, jos se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Käyttääkseen oikeuksiaan asiakas voi ottaa yhteyttä Reinard Soundiin osoitteessa:
Ennen tietojen toimittamista tai pyynnön suorittamista Reinard Sound voi ryhtyä kohtuullisiin toimiin hakijan henkilöllisyyden tarkistamiseksi.
10. Valitukset
Jos asiakas uskoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään lain vastaisesti, on suositeltavaa ottaa ensin yhteyttä Reinard Soundiin ongelman ratkaisemiseksi.
Asiakkaalla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle henkilötietojen suojasta vastaavalle valvontaviranomaiselle.
Virossa tämä viranomainen on Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate).
11. Muutokset tietosuojakäytäntöön
Reinard Sound voi päivittää tätä tietosuojakäytäntöä esimerkiksi, jos käytettäviin palveluihin, tilausprosessiin tai laillisiin vaatimuksiin tulee muutoksia.
Tietosuojakäytännön nykyinen versio julkaistaan Reinard Soundin verkkosivustolla, ja siinä ilmoitetaan viimeisimmän päivityksen päivämäärä.
12. Sivuston analytiikka ja evästeet
Kävijän suostumuksella sivusto käyttää Google Analytics 4:ää sivukatselujen, yleisen käytön ja onnistuneesti lähetettyjen pyyntöjen mittaamiseen. Reinard Sound ei lähetä Analyticsiin nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita, lomakkeiden sisältöä tai korvajäljennöstietoja. Google voi palveluntarjoajana käsitellä laitteen ja selaimen teknisiä tietoja, likimääräistä sijaintia ja käyttötietoja. Analytiikkaa ei ladata ennen suostumusta. Siitä voi kieltäytyä menettämättä pääsyä sivustolle, ja suostumuksen voi peruuttaa poistamalla selaimeen tallennetut sivustotiedot.